Предприятия могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быгь выданы, установлены Инструкцией ЦБ РФ.
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (см. главу 2) на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.
Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда РФ.
Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации № 122 в 1992 г. с учетом более поздних указаний Министерства Финансов РФ, которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения. Затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами железных дорог.
Кроме того, предприятия имеют возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но при этом следует помнить, что для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах Норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.
Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, сообщены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.
В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчет о расходах по командировке, например, должен быть представлен в течение 3 дней по возвращении из командировки. Форма авансового отчета приведена в таблице 33.
Авансовый отчет заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.
Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетному лицу могут быть компенсированы затраты на использование ими личных легковых автомобилей по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свяше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.
Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или невозвратившего остаток средств.
Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру